運転日報をアプリで時短!手書きから電子化へ


 

忙しいのに手書きで運転日報なんて書いてられない
●●さんの日報は・・・なんて書いてあるのか読めない
エクセルのメーターキロの桁が間違ってるから確認しないと…

運送会社あるあるですが・・・運転日報を手書きしていると、こんなことよくありませんか?

デジタコ搭載車両なら作業ボタンを押していれば、運転日報は作成されますよね。

でも、タコグラフの搭載義務がない車両をお持ちの運送会社では、運転日報を手書きしていることも少なくないはず。

さて、今回は皆様を悩ませる運転日報の課題や、当社のWEBアプリ「モバレポ」による運転日報のデジタル化によるメリットをご紹介いたします。

 

1.運転日報の必須要件は?

ご存知と思いますが、運転日報は貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条で必須要件が定義されています。

この章では必須要件の解説と運転日報のテンプレートをご紹介します。

1.1.運転日報8つの要件

基本は以下の内容が含まれた書式であれば問題ありません。

①氏名 ・自動車のナンバー
②乗務開始と終了の地点と日時
③主な経過地点
④乗務距離
⑤運転交替地点と日時
⑥休憩や睡眠をした地点と日時
⑦大型車の場合は貨物の積載状況
⑧事故、著しい運行の遅延等の有無とその原因

・・・つらつらと書きましたが、具体的にどんな帳票なのかイメージが難しいですよね。

この情報を元に運転日報を作成できなくもないのですが、コンプライアンスに沿った内容なのか不安になったことありませんか?

法令に合わせた帳票って、作成に気を遣うんですよね。

そんな時はトラック協会で用意しているサンプルの運転日報を使うのがオススメです。

ということで、トラック協会作成の運転日報テンプレートを2つご紹介したいと思います。

1.2.運転日報テンプレートを活用

まずは愛知県トラック協会の運転日報です。

愛知県トラック協会の運転日報はPDF形式のファイルになっています。

表面に基本的な乗務開始~経由地、休憩場所、乗務終了までの情報と、裏面に日常点検の項目があるのが特長です。

 

日常点検表も記録は義務です。

安全運行のための必須作業ですし、運転日報や点呼記録簿とも密接につながる重要な帳票なんですよね。

なら、別々に記録するのではなく運転日報と一緒に日常点検も作成できるといいな!

…を実現しているところが、この帳票の優れたところです。

編集できないという欠点はありますが、必要十分な項目が揃っているので便利なテンプレートです。


次は茨城県トラック協会の乗務日報(=運転日報)です。

運行記録計の記載ができるのと、エクセルファイルで作成されているのが特長です。

シンプルな構成に加えてエクセルファイルなので、カスタマイズがしやすいのがメリットです。

トラック協会が用意している運転日報は探すと沢山出てくるので、「トラック協会 運転日報」などのキーワードで一度調べてみるのも面白いと思います。

自社の運用にあった形を作るのもいいですが、必要な要件を抑えている帳票を流用するのも悪くありません。

 

2.手書きの運転日報における課題

前章ではトラック協会のテンプレートをご紹介しましたが、運転日報を手書きはいろいろと弊害があります。

ということで、実際にお客様からヒアリングした課題を挙げてみたいと思います。

2.1.字が汚い、誤植がある

運転日報として論外ですが、これはよくある話です。

分かりやすい話だと、出庫メーターと帰庫メーターの距離が逆になっていたり、そもそも桁数が間違っていたり・・・。

訪問先の会社名が読めない・・・とか、事務の方の悩みの種となっているのではないでしょうか?

ドライバーも忙しいので、雑なところがあるのは仕方はないのですが、最低限読める文字で書いてほしいですよね。

2.2.日報の転記作業が無駄

ドライバーが運転日報を手書きをすると何が起きるか・・・?

事務員が運転日報を見ながら、PCに情報を入力しなおします。

この作業時間、無駄だと思いませんか?

作業時間をシミュレーションしてみました。

1日の車両稼働台数:20台
日報1枚当たりのデータ入力時間:3分
1ヶ月の営業日:20日

20営業日というと「毎日稼働しとるわ!」と突っ込まれそうですが、一旦横によけて計算してみます。

20台×3分×20営業日=1200分=20時間
2.5日
(1日8時間稼働で換算)

1ヶ月という単位でみると、運転日報の転記だけで事務員さんの2.5日を拘束しているかも・・・。

2.5日の余裕があれば、別のお仕事をお願いできそうですよね。勿体ない!

2.3.転記したデータに誤植がある

管理者に運転日報のデータが届くまでに3つのステップがあります。

①ドライバーが日報を書く

②事務員がPCへ転記

③管理者が転記内容を確認

誤植がある(かもしれない)運転日報を解読して、そこから転記をして、入力されたデータのチェックも必要です。

手書きの日報は「ドライバー」、「事務員」、「管理者」、全員の作業時間を確実に奪っています。

とはいえ、運転日報は「義務」なので、サボるわけにはいかないですよね。

どの役割の方も忙しいので、データが正確ならお互いにもっと楽して管理ができるはずです。

次の章では管理者を悩ませる運転日報の管理方法などを説明していきたいと思います。

3.データで保管はOK?運転日報の管理方法

貨物自動車運送事業輸送安全規則には運転日報の保管期間は1年間と定められています。

ですが、運転日報の管理方法について、細かい言及はありません。

おそらく、今現在(2022年6月現在)運転日報を紙で保管している運送会社の方が多いのではないでしょうか?

でも、紙による管理方法には様々な問題点があります。

3.1.紙の管理による弊害とは?

紙の運転日報を稼働した乗務員の数だけ保管することを考えると凄い枚数になりますよね。

仮に20人の乗務員が在籍している企業であれば・・・。

乗務員20人×平均稼働20日×12ヶ月=4800

紙の厚さ0.08mm×4800枚=厚さ384mm

4800枚の中から必要な運転日報を探す「検索性」の悪さや、384mm(=38.4㎝)だと保管場所の確保も必要になります。

「広辞苑」の厚さが約8㎝なので、1年間で広辞苑4冊分のスペースが最低必要になります。

ドドーン!

特定のドライバーの任意の日付の運転日報を探したい…と思ったときの検索性を想像してみてください。

当然、インデックスや付箋ですぐに探せるように配慮はされていると思いますが、

①対象のフォルダを探す

②対象フォルダから日報を探す

③日報をフォルダから取り出す

④日報をフォルダに戻す

少なくとも、「②」までの工程は必ず発生するし、最悪「④」までの作業がセットということもよくありますよね。

紙の管理って辛い・・・データで管理したい・・・

 

と思っている方も少なくないはず。

 

すると当然ですが
そうは言っても運転日報を電子データでの保管するのって問題ないの?

 

という話になります。

3.2.電子データ保存はNG?

ズバリッ、国土交通省 自動車局安全政策課に問い合せしてみました。

結論からお伝えすると、

電子データによる保存自体はOK

 
なんだそうです。

ただし、データの編集・改ざんが容易にできてしまうと困るので、編集履歴を残せる仕組みやドライバーが簡単に編集できないソフトウェアでの管理が望ましいと、お話されていました。

そういう観点で言えば、デジタコソフトに標準搭載されている運転日報はデータによる保管が有効と思われます。

うちはデジタコ使ってないから、手書きするしかないんだよね・・・

 

と、諦めている方に朗報です。

スマホさえあれば、運転日報を作成してデータ化もできる製品「モバレポ」が皆さんのお役に立つかもしれません。

4.乗務日報アプリ「モバレポ」で効率化を!

はじめにお伝えしないといけないのが、「モバレポ」は個配・宅配向けのシステムです。

中長距離でも運用方法が合致すれば利用することが可能ですが、その点は予めご留意ください。

さて、「モバレポ」の特長を3つご紹介いたします。

4.1.ブラウザで動作!OSを選ばず

モバレポで運転日報を出力させるまでのフロー 【図:モバレポで運転日報を出力させるまでのフロー】

「モバレポ」はGmailやAmazonのショッピングサイトと同じで、ブラウザで稼働するタイプのアプリケーションです。

これWEBアプリケーションと言います。

モバレポはWindowsやAndroid、iPhoneに入っているブラウザさえあれば利用が可能です。

基本的にはインストール不要なので、手軽に素早く運用を始められるというメリットがあります。

4.2.画面タップで正確に情報入力

スマホの画面をタップするだけで乗務開始や終了の正確な時刻が入るし、訪問場所もGPSで取得するので、入力する必要がありません。

当然メーター距離もタップだけで増減できるから桁数の入力ミスも大幅に軽減されます。

休憩や給油、日常点検といった基本的な項目も登録できるので、ドライバーの負担も軽減されます。

4.3.データ保存も日報印刷も可能

運転日報の電子データは約13ヶ月分保管され、運転日報を瞬時に探すことが可能です。

保管スペースの削減、検索の手間も軽減で効率よく仕事ができます。

でも、紙の日報がないことが不安な方もいらっしゃると思います。

実は管理者のWindowsPCに印刷専用ソフトをインストールすることで、日報の自動印刷も可能です。

モバレポはデータ・紙のハイブリッド運用ができます!

さあ、手書きの日報をデータ化する苦行をやめませんか?

モバレポを使えば、事務員さんの2.5日分の働きを取り返すことができるかもしませんよ?

興味がございましたら、以下のボタンから資料ダウンロードが可能ですので、是非クリックしてみてください。

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