働き方改革が叫ばれているいま、運送会社でも業務効率の改善のため基幹業務システムの導入が進んでいます。複雑だった運賃の計算・請求書の発行などが可能なほか、車両管理等の機能も備えているシステムが世の中には多く発売されています。
そもそも日常の業務をシステム化すると何が良いのか、さらにそのシステムをクラウド化した際のメリットなど、気になっている方は多いのではないでしょうか！こうした運送業にまつわる管理業務について深堀していきます。
運賃請求システムでは何が出来るのか？
今回の記事で取り上げるようなシステムは【運賃請求システム】や【運送管理システム】と呼びます。これらシステムは、運賃の請求や車両・乗務員の管理など様々な機能を搭載している製品がほとんどです。これらの機能群の総称として、メインに近い機能を抜き出し前述のように呼ばれています。
実際の会計や経理・請求の業務では手書きの表やエクセルなどを用いている会社もあると思います。さすがに少なくなってきていると思われる手書きの表などについてはあえて触れませんが、エクセルを用いて計算などは現在も使っている会社は多いでしょう。エクセルは数字を直接入力して計算できたり、簡単に印刷できるなど、一見便利なのですがこの裏にはあらゆる問題が潜んでいます。
エクセルが抱える問題
- 〇複雑な計算式やマクロなどが組んであると、特定の人しか扱えない
- 〇データ量が膨大になってくると、過去の履歴の検索性が落ちる
- 〇もしそのエクセルが入っているパソコンが壊れたら……
最後の行を見てドキッとした経営者・管理者の方は、迷わずシステム化（しかもクラウド化）することをお勧めします。電卓を叩いたりエクセルに複雑な計算式を作ったりする必要がないことが、システム化することのメリットと言えます。
さらにエクセルからの脱却は業務効率化にも繋がるほか、運送会社では得意先への請求書と傭車先への支払い明細を分けてエクセルで管理しますが、システム化することによって一元管理出来るので管理工数が激減します。
この章では「業務をシステム化した方が良い」という結論にいたります。しかし、世の中には様々な業務システムがあるのでどれを選んだら良いかわからない、という声を耳にするのは事実です。その際には、自社のどういった業務を効率化したいのか、現在不便に感じている点は〇〇で、これをシステムでやりたいなど要望をまとめておいて、製品を提供している会社へ問い合わせてみるのが得策と思います。
ただシステムに対して全くイメージが湧かない状態では、どんな内容を問い合わせたら良いかわからないと思います。そのため、実際の製品のデモを依頼するのも効果的です。説明を読んでもよくわからなかった部分を目の前で実演してもらうことによって、業務に活用する際のイメージもしやすいですし、新たな活用方法を思いついたり、担当営業がヒアリングした内容から新たなご提案をさせていただくケースもあります。
タイガーでも、トラックメイトのデモの依頼を受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。
タイガーでも、トラックメイトのデモの依頼を受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。
運賃請求システムはどのようなものなのか
ここでは、タイガー製のシステム【トラックメイト】をベースにご紹介をしていきます。トラックメイトは運送業を営む事業者の声を聞いて開発した製品になるので、様々なニーズを満たすことが出来る仕様になっております。
トラックメイトの機能ではここまで書いてきた通り、配送した運賃の計算をすることができます。どのようにして計算するのかというと、得意先（荷主）との条件にあったテーブル（表）を作成して、単価を自動算出して数量による掛け算を行います。
- 運賃計算方法の例
- □関東圏～関東圏で4tの場合は単価〇〇円
- □大阪にこの商品を届けた時は1個あたり単価〇〇円
- □出発地Aから目的地Bに〇〇kg運んだ場合は単価〇〇円
他にも、単価を運賃表から参照してくることや、基本運賃の掛け率（計算結果の90%）などの細かいニーズにも答えられる仕組みになっております。また、常傭など月極で運賃が決まっている場合は、常傭の月極運賃をマスタ（※）化して計算することも出来ます。
※マスタとは……システムを使う前にあらかじめ入れておくデータのこと。
トラックメイトでは上記のような形で運賃の計算が行えるほか、この機能に付随して請求書の発行も行えます。（詳しくは次の章でご説明します。）
他の機能として運賃計算以外の部分では車両の管理を行うことができ、車両や車種ごとの収支管理や日毎・走行Km毎・輸送トン数毎の売上や人件費・燃料費・利益等の管理が可能です。また専属で傭車契約車両（常傭している傭車）も前述した内容での管理が可能となっております。
トラックメイトの製品を詳しく知りたい方はこちら
https://www.tiger-inc.co.jp/trans-system/pro/
エクセルで請求書管理のデメリット
少し前のデータになりますが請求書は多少電子化が進んだものの、未だに紙の請求書を印刷して送付している割合が多いようです。請求書の発行方法には色々ありますが、いまだに半分以上はエクセルなどで請求書を作成しているそうです。（請求業務についての課題調査（2021年時点）｜マネーフォワード）
請求業務についての課題調査（2021年時点）｜マネーフォワードより引用
半分以上を占めるエクセルの運用ですが、当然のようにファイル紛失や削除、誤送信などのリスクがあります。このリスクはそのままクラウド化によって回避できるのですが、クラウドの話は後述します。
例えば請求書のエクセルを複数人で管理しているような会社では次のようなリスクがあります。
- Aさんが「202309請求書_(株)＊＊＊０１.xlsx」というファイルを作ったとします。
- Bさんが間違いに気づき「202309請求書_(株)＊＊＊０２.xlsx」というファイルに直しました。
- その後Aさんが伝票を見てさらに間違いに気づき、Bさんが直した箇所を参照しながら自分が作った請求書の必要箇所を直して「202309請求書_(株)＊＊＊０１.xlsx」に上書きをします。
- 請求書の印刷を頼まれたCさんは、末番が新しい方が最新だろうと思い「202309請求書_(株)＊＊＊０２.xlsx」を印刷して取引先へ送ります。
この場合に最新版となるのは「202309請求書_(株)＊＊＊０１.xlsx」なのですが、取引先のもとへ届くのは「202309請求書_(株)＊＊＊０２.xlsx」になります。これは極端な例ですが、ファイルを複数人で管理することにはリスクがつきまといます。特に請求書のような重要なファイルでは尚更リスクが高まる訳です。
さらに、運賃交渉など何らかの要因で基本運賃や運賃の体系が変わった場合に、エクセルにマクロや関数を組んでいると、それらを全て変更しないといけないという手間とリスクがあります。すんなり全部変えられれば良いですが、変更ミスや変更忘れが怖いと言わざるを得ないでしょう。
このため請求業務もシステム化するメリットがある訳です。エクセルに比べて入力ミス・計算ミス・支払い条件の書き忘れなど、様々な失敗を減らすことが出来ます。当然、ミスが減れば修正する手間も同時に減るので請求書に関する業務の効率化が行えると言えます。
トラックメイトで出来る運賃請求
トラックメイトは前章で書いた運賃の計算結果を基に、荷主への請求書の発行が簡単に行うことができます。どれくらい簡単なのかというと、システム上で日報の入力を行うと、請求書の発行ができます。とても便利です。
トラックメイトでは請求書のフォーマットを導入の際に打ち合わせをして個別に作成するという形をとっています。こんな形が良いというのが100%実現できるわけではないですが、お客様のご希望に沿った請求書を作成することが可能です。
インボイス制度に対応
2023年10月より開始したインボイス制度。現在では、この要件を満たした適格請求書の発行と保存が必要になっております。トラックメイトはインボイス制度に対応した請求書発行が可能です。
インボイス制度について詳しくは、以下の記事をご参照ください。
クラウドで一元管理にも対応
クラウド型のメリットは特定のパソコンの中にデータを貯めるのではなく、サーバー上にデータを置いておくという仕組みをとっているところにあります。さきほど例にあげたような請求書作成の際のトラブルは、クラウド型のシステムが一元管理することによって解消されると言えるでしょう。もう１つ特長をあげるとすると、データが会社の誰かのパソコンに依存することがないので、災害やパソコンの故障でデータが丸ごとなくなるというリスクもない他、サーバー上のデータはいつでも閲覧することが可能です。
トラックメイトもこのクラウドを利用したサービスもご用意しております。クラウド版のトラックメイトのメリットとして、複数拠点で同一得意先へ別々の拠点で入力をしてもデータが同じになるので、請求書出力をスムーズに作成出来るほか、運賃表も一か所で登録を行えば複数の拠点で利用することができます。
また、車両台帳や乗務員の台帳ほかトラックメイトが保有するデータは社内サーバーや特定のPCにデータが残るわけではないので、機械の入れ替え等は比較的簡単に行うことができます。
トラックメイトまとめ
・運賃の計算が出来る（用途に合わせた方法で計算可能）
・請求書の発行が楽に出来る
・車両の管理が出来る
・インボイス制度にも対応
・説明しきれない機能が他にもたくさん！
・データの紛失や消失の心配いらず
・過去のデータも楽に探せる
・複数拠点での情報の共有が出来る
トラックメイトの製品を詳しく知りたい方はこちら
https://www.tiger-inc.co.jp/trans-system/pro/
もちろん、ここで挙げた以外の機能もトラックメイトには備わっており、この記事をきっかけに少しでも興味を持たれましたら、ぜひ一度お問い合わせください。
